Comment faciliter la gestion des congés dans l’entreprise ?

Selon la loi, tous les salariés français disposent de jours congés payés. Ce droit est passé de deux semaines à cinq semaines annuelles. De nos jours, beaucoup d’entreprises ont du mal à gérer les demandes de départ en congé, surtout avec la présence des RTT. La tâche se complique également à cause des diverses absences ou du volume de demande durant les périodes de vacances ou de fête. Découvrez ainsi nos astuces pour faciliter la gestion des congés dans votre entreprise.

Bien informer ses employés

Avant toute chose, il est primordial de bien informer vos collaborateurs des procédures et des conditions pour une demande de départ en congé. D’ailleurs, c’est un élément qui fait partie des informations importantes et obligatoires que vous devez communiquer à vos salariés.

En effet, il existe plusieurs informations que vous êtes tenu de porter à leur connaissance via des affichages obligatoires ou par tout moyen. Dans le cas des départs en congé, vous pouvez diffuser les renseignements nécessaires par mail, intranet ou tout autre moyen. Cependant, l’affichage reste le moyen le plus rapide. Vous pouvez commander votre support sur des sites spécialisés. Par exemple, APE de Michael Pappo propose des panneaux d’affichage de qualité et conformes aux normes françaises. La société propose un panneau unique contenant les informations obligatoires en entreprise.

Savoir anticiper les demandes de congés

En général, les demandes de congé se concentrent surtout pendant l’été ainsi que pour les fêtes de fin d’année. Même en sachant si cela, nombreux sont les entreprises qui ont des difficultés à gérer l’afflue des demandes. Ainsi, savoir anticiper est une compétence majeure pour tout manager ou responsable du personnel. 

Vous devez exiger de vos collaborateurs qu’ils vous informent rapidement de leurs intentions. Sinon, prenez les devants et demandez-leur en début d’année s’ils comptent prendre un congé durant l’été. Cela vous permettra de mieux vous organiser. Les congés planifiés sont donc un excellent moyen de garder le contrôle et de mieux gérer les demandes. 

Instaurez des règles plus justes

En tant que chef d’entreprise, vous êtes libre de déterminer l’ordre de départ en congé. Ce concept peut créer de l’incompréhension chez vos collaborateurs lorsqu’il s’agit des départs en congé. Vous devez donc expliquer de façon claire quelles sont les règles que vous avez fixées. 

Il est donc important d’être transparent pour ne pas créer la zizanie dans votre équipe. Expliquez-leur votre fonctionnement et discutez avec eux. Cette initiative permettra à vos collaborateurs de comprendre les priorités et objectifs fixés envers l’entreprise. Ils comprendront également quelles sont les problématiques en matière de limitation du personnel.

Utiliser la solution la plus adaptée

Votre principal objectif est de rester productif, mais aussi de ne pas faire baisser la qualité des services. Pour cela, durant les périodes d’affluence des congés, vous devez prendre la décision de fermer vos portes pour quelques semaines, d’embaucher des travailleurs saisonniers.

Selon la situation de l’entreprise, vous devez utiliser la solution qui vous est le plus favorable. En effet, dans certains cas, la fermeture n’est pas envisageable. Pour pallier le manque d’effectif, vous pouvez embaucher des intérims ou des saisonniers. C’est une solution pouvant avoir un effet positif en termes de délégation des tâches.