Comment bien gérer les dépenses en entreprise ?

Le contrôle des dépenses constitue un enjeu majeur pour une entreprise. Ainsi, une gestion anticipée et efficace favorise un meilleur pilotage des finances. Aussi, pour maîtriser la limitation des frais, il faut bien comprendre d’où proviennent les dépenses. Par la suite, il faut savoir les classer, pour mettre en place les bonnes pratiques.

Les dépenses non variables

Les dépenses peuvent être catégorisées en dépenses non variables ou fixes et en dépenses variables. Les dépenses non variables sont celles qui sont obligatoires. Parmi elles, il y a les impôts, les frais d’assurance, le bail locatif, l’abonnement téléphonique, les frais d’entretien des locaux, la gestion du personnel. De tels frais doivent être réglés à des dates régulières sous peine de pénalités et de poursuites. Les dépenses fixes sont faciles à gérer, l’entreprise sait à quoi s’attendre et elle doit prévoir le budget pour y répondre. Pour espérer en réduire les coûts, il faut mettre les fournisseurs actuels en concurrence.

Les dépenses variables

Les dépenses variables se déclinent en des dépenses dont le montant varie selon le niveau d’activité. Ainsi, de telles dépenses ne font pas l’objet d’un engagement fixe si certaines peuvent même être annuelles. Elles peuvent concerner les dépenses logistiques, les salaires des stagiaires, des prestataires ponctuels, l’achat de matières premières…

Aussi, le caractère fluctuant et instable de ces coûts rend leur gestion plus difficile. Il devient nécessaire d’avoir une bonne visibilité de telles dépenses variables, pour calculer la rentabilité d’une entreprise. Pour les stabiliser, il est conseillé d’analyser en détail ces dépenses et de réduire ce qui peut l’être. Une autre astuce serait de faire jouer la concurrence pour réduire le coût des dépenses variables.

Analyser les dépenses pour réduire les coûts en entreprise

L’analyse des dépenses permet de dresser la situation économique d’une entreprise. Dans une optique de réduction des coûts, il faut commencer par exploiter les données de l’entreprise pour identifier celles qui peuvent être supprimées. A titre d’exemple, la mise en place du télétravail peut augmenter la productivité des salariés, cela permet d’économiser sur les charges locatives.

Instaurer une politique de dépenses

Une politique de dépenses englobe l’ensemble des règles liées à la gestion des diverses dépenses : leur nature, le plafond à ne pas dépasser, la validation, les délais. Sa mise en place centralise le processus de gestion des frais des salariés et assure un contrôle optimal de la trésorerie. Il faut définir le montant autorisé pour chaque type de dépense. A titre d’exemple, pour un voyage d’affaires, quel type d’hébergement sera utilisé et le salarié voyage-t-il en classe économique ou autre ?

Choisir pour la dématérialisation du processus de gestion

La dématérialisation a pour objet de rendre les documents financiers (factures, reçus, rapports…) beaucoup plus accessibles. Cela facilite grandement le suivi des dépenses. Dans la pratique, opter pour une solution de gestion des dépenses fait réduire de 70 % les coûts de traitement des notes de frais. Pour ce faire, il faut faciliter la saisie des dépenses (via le scan ou la prise de photo), traiter les notes de frais au fil de l’eau, automatiser les contrôles et les circuits de validation, suivre les flux de trésorerie en temps réel.

Les conséquences directes d’une bonne gestion des dépenses

Une bonne gestion des dépenses permet d’anticiper les dépassements éventuels, les événements imprévus et les projets futurs. C’est un procédé qui nécessite un suivi régulier des dépenses pour se constituer des réserves de trésorerie. Comme la trésorerie constitue le nerf de la guerre, une entreprise qui sait maîtriser ses dépenses saura mieux faire face aux aléas du marché.

Aussi, en réalisant un suivi régulier de ses dépenses, une entreprise connaît et maîtrise ses coûts. Elle est à même d’identifier et de supprimer les dépenses inutiles ou superflues. L’économie réalisée peut être réattribuée à d’autres projets de développement de l’entreprise.

Par ailleurs, une bonne gestion des dépenses permet un calcul de rentabilité simplifié. Ainsi, en réalisant un suivi régulier des dépenses, les informations sont collectées en temps et en heure. Cette forme de gestion fait gagner du temps pour les divers calculs de rentabilité.

En outre, les dépenses liées aux salariés constituent une grande partie des coûts de l’entreprise. En ayant recours à des règles précises sur la gestion des dépenses, les employés réduisent les dépassements et tout risque d’erreur.