Comment gérer correctement les congés annuels ?
À l’approche de la fin de l’année, votre équipe a besoin d’un moyen de soumettre ses demandes de congé pour que ses vacances soient enregistrées. Et vous devez pouvoir approuver ou refuser ces demandes. Il est plus facile de gérer les prises de congé lorsque vous avez toutes les informations nécessaires à portée de main. Ainsi, vous pouvez répondre rapidement et efficacement. Voici les options qui s’offrent à vous pour gérer les demandes de congé.
Utiliser des notes manuscrites ou des formulaires de demande de congé
Vous pouvez utiliser des formulaires de demande de congé annuel en papier ou des post-it manuscrits pour enregistrer les demandes. Toutefois, c’est une méthode dépassée qui ne fera que vous causer plus de problèmes qu’elle n’en résout. En premier lieu, votre bureau ou votre espace de travail finira forcément par être en désordre. Ensuite, vous risquez d’oublier la demande de congé de quelqu’un ou d’inscrire trop de personnes en congé le même jour. Les notes se perdent, les dates sont confuses et les changements de dernière minute provoquent le chaos.
C’est pourquoi, après qu’un salarié ait fait sa demande par formulaire, il est important de l’inscrire sur le planning des prises de congés. Ce dernier peut être mis à la disposition de tout le personnel en choisissant un planning en ligne ou en l’affichant. Il pourra être mis en évidence avec l’APE des horaires de travail et du repos hebdomadaire. Cet affichage obligatoire comporte également les renseignements sur les congés payés et toute autre information sur l’organisation du travail. Vous pouvez rapidement commander ce type de panneaux sur le site d’APE Affichage obligatoire.
Utiliser les e-mails ou une autre solution numérique
Il est un peu plus pratique pour votre équipe d’envoyer un e-mail ou un texte au lieu d’utiliser des formulaires de demande de congé ou d’écrire leur demande de congé sur un post-it. Mais cela peut aussi devenir un gros casse-tête, surtout lorsque vous devez jongler avec les demandes de plusieurs personnes. Vous devez donc vous préparer à trier vos e-mails tous les jours durant la période précédant les vacances annuelles.
Il existe également d’autres solutions numériques qui peuvent faciliter la gestion des congés annuels. En effet, vous pouvez choisir des applications de gestion qui permettent d’enregistrer et de valider les demandes.
Comment s’assurer du bon fonctionnement du travail durant les périodes de vacance annuelle ?
L’un des aspects essentiels de la gestion des congés consiste à s’assurer que vos services sont bien pourvus en personnel lorsque les employés prennent leurs vacances. Sans un bon système en place, vous pouvez facilement vous retrouver avec trop de personnes en congé en même temps. Ce qui peut impacter sur la qualité des services et les performances.
Ainsi, vous pouvez vous appuyer sur un calendrier ou un modèle Excel si vous travaillez dans une petite équipe. En effet, vous savez de combien de personnes vous avez besoin pour un jour de travail donné. Mais au fur et à mesure que vous vous développez, il est plus difficile de suivre les besoins de l’entreprise, surtout si vous avez plusieurs départements qui font des choses différentes à des moments différents.