Comment optimiser le travail d’équipe à distance ?

Dans le cadre des nouvelles normes du travail à distance et du travail hybride, les entreprises s’appuient davantage sur les applications de messagerie, les logiciels de gestion de projet et le courrier électronique. Ces outils permettent aux membres d’équipe de rester en contact et faire des affaires. Ces méthodes de communication sont d’excellents outils pour rendre le travail à distance plus productif. Ainsi, voici quatre points à considérer.

La culture de réunion : bonne ou mauvaise pratique ?

Dans la plupart des cas, les chefs d’entreprise privilégient l’organisation de réunions excessives pour prévenir le manque de communication. Ils craignent que les employés n’aient pas assez d’occasions d’échanger des informations essentielles. Toutefois, de telles réunions s’avèrent inutiles et non productives. 

Le sentiment que les informations doivent être partagées n’est pas suffisant pour créer un ordre du jour significatif, axé sur les résultats. Ces réunions perturbent donc les flux de travail et font perdre du temps avec des conversations qui n’ont pas de but précis. Vous pouvez mettre fin à la mauvaise culture des réunions en supprimant les rassemblements qui n’ont pas lieu d’être.

Avez-vous vraiment besoin de réunir tout le monde pour un brainstorming efficace ? Envisagez de permettre à ces sessions de se dérouler en dehors des réunions dans vos outils en ligne. Encouragez vos collaborateurs à ajouter du contenu, à laisser des commentaires et à effectuer des modifications au fil du temps. Le travail est effectué dans le respect des délais, mais tout se passe en fonction de l’emploi du temps de chacun. 

Divisez les tâches à accomplir

Diviser le travail traité par une seule personne en tranche. Ainsi, les grands projets sont répartis en petites tâches qui ne prennent pas plus de trois heures. Si une mission ne peut être réalisée en quelques heures, c’est généralement parce qu’elle est trop importante ou qu’elle est confiée à la mauvaise personne. En divisant les tâches, vos collaborateurs ressentent plus souvent des petites victoires lorsqu’ils arrivent peu à peu à les accomplir. 

Pour éviter les retards et les réunions inutiles, il faut simplifier et communiquer. Avant d’assigner chaque rôle pour le projet, passez en revue l’ensemble du projet et décomposez-le en parties plus simples. Si un membre de l’équipe pense qu’une tâche lui prendra plus de trois heures, il est important de communiquer et de parler de ce qui le bloque. Il est possible d’expliquer quelque chose plus clairement à l’avance au lieu de se heurter à des obstacles par la suite.

Encouragez une culture de la demande d’aide

La rationalisation des tâches ne signifie pas que les employés n’auront pas de questions ou ne rencontreront pas de problèmes. Pour maintenir les flux de travail en mouvement, vous devez normaliser la prise de parole pour demander de l’aide. Les employés doivent se sentir à l’aise pour s’adresser à leurs collègues ou à leurs supérieurs lorsqu’une tâche est plus complexe que prévu. 

Faites savoir aux employés qu’il est acceptable qu’ils expriment leurs préoccupations ou leurs difficultés. Si vous favorisez une communication ouverte, les employés n’attendront pas les réunions prévues pour discuter des problèmes, et ils les résoudront plus rapidement.

Concentrez-vous sur la production et le résultat

Pour assurer la fluidité du travail à distance, certains dirigeants préfèrent surveiller étroitement le temps passé en ligne par les employés. Nombreux sont ceux qui s’inquiètent d’une baisse de la productivité lorsque les employés ne sont pas directement supervisés. 

En tant que dirigeant à distance, il est important de prioriser le rendement sur le temps passé assis devant son ordinateur. Si vous avez un membre du personnel qui peut faire en quatre heures ce qu’il faut à un autre huit heures, c’est idéal. Au lieu de cela, les entreprises semblent avoir standardisé les journées de travail de huit heures. Celles-ci sont constituées par des remplissages de temps sans importance. Privilégiez une culture selon laquelle une fois que vous avez accompli vos tâches de la journée, vous pouvez vous concentrer sur votre vie personnelle pour le reste de la journée.

Votre production est un meilleur indicateur de productivité que votre présence. Au lieu de vérifier que les employés sont en ligne chaque minute de la journée de travail, fixez des délais pour les tâches et concentrez-vous sur leur production. 

Veillez au bon déroulement du travail à distance

En ce qui concerne la productivité du travail à distance, permettez à vos collaborateurs de travailler selon leurs meilleures heures. Ainsi, ils auront la capacité d’équilibrer le travail avec leur vie personnelle. N’oubliez pas qu’une communication à distance sans faille ne se fait pas du jour au lendemain. Abordez le problème du maintien de la dynamique du flux de travail en imposant davantage de réunions à tendance à être contre-productif. Optimiser le travail d’équipe à distance consiste à rendre les tâches moins interdépendantes. Donnez à vos collaborateurs plus de liberté et de soutien et encouragez une culture favorisant la communication.