L’automatisation en entreprise qu’est-ce que c’est ?
L’automatisation correspond au recours à la technologie pour effectuer des tâches, avec une intervention humaine réduite. L’automatisation est utile pour toutes les entreprises pour supprimer les tâches répétitives.
La pertinence de l’automatisation
L’automatisation vise à aider les entreprises, pour mener à bien leur transformation numérique. Elle constitue un outil essentiel pour la gestion, la transformation, l’adaptation de l’infrastructure informatique et le fonctionnement même de l’entreprise. En optant pour l’automatisation, une entreprise réduit le temps et l’énergie destinés aux travaux manuels. Elle a pour objectif d’accélérer le travail de ses équipes informatiques et de libérer du temps. Celui-ci sera mis à profit pour gérer et résoudre les problèmes liés aux processus.
Les bénéfices de l’automatisation
L’automatisation n’a pas pour objectif de remplacer tous les salariés d’une entreprise. Evidemment, certaines tâches disparaîtront, puisque le but serait d’améliorer la productivité, la cohérence et l’efficacité. Quelques avantages sont générés par l’automatisation :
– une meilleure productivité. Les employés donnent plus de temps à des activités plus rentables pour l’entreprise. Les logiciels exécutent les tâches répétitives ;
– plus de fiabilité. Moins il y a d’interventions humaines, moins il y a d’erreurs. En effet, les tâches répétitives sont toujours effectuées de la même manière. Le résultat final sera toujours fiable.
L’uniformisation des systèmes de communication
La communication interne d’une entreprise constitue un des facteurs clefs de la réussite et de la coordination des tâches. Dans la pratique, les emails, les post-it et les conversations entre collaborateurs sont de bons moyens de communication sur les tâches à effectuer, mais ils ne sont pas recommandés pour la collaboration organisée. Ainsi, un flux de travail automatisé à travers des systèmes d’informations performants, permettra à toutes les équipes de se regrouper autour d’éléments individuels, dans un système de production. Il facilite et simplifie les tâches. Les logiciels proposent des tableaux de bord visuels et intuitifs, permettant d’accéder à toutes les demandes en un coup d’œil, tout en facilitant le pilotage.
Le renforcement de la responsabilité par la transparence de l’information interne
Quand une étape de processus est automatisée, il doit y avoir un leader à chaque étape du processus. Chaque étape est associée à un employé en charge d’effectuer une ou des actions. La mise en place d’un tel niveau de transparence de l’information dans une entreprise, renforce la responsabilisation de toutes les parties prenantes. Ainsi, l’automatisation dans une entreprise permet d’identifier les tâches les plus fastidieuses, d’analyser à quel moment une tâche est immobilisée, et à terme d’en analyser les causes pour l’optimiser. Par la suite, on peut adopter des décisions éclairées par les données, pour résoudre les blocages, mettre en œuvre de meilleurs processus et d’équilibrer les charges de travail.
La minimisation des coûts, des erreurs et des oublis
La vulnérabilité humaine étant substituée à la précision d’une machine, l’entreprise anticipe les coûts élevés liés aux erreurs et aux manques d’efficacité. Ainsi, l’automatisation permet d’économiser de nombreux coûts de main-d’œuvre. A titre d’exemple, un système automatisé permet aux employés de ne plus effectuer de relance client manuellement, pour se concentrer sur les litiges liés à des retards de paiement.
Avoir une vue d’ensemble sur les processus opérationnels
L’automatisation permet non seulement de voir l’état d’un élément individuel, mais il donne aussi une vue d’ensemble du système d’une entreprise. Grâce à un outil automatisé, il est possible de suivre le nombre de demandes reçues, de demandes approuvées et celles rejetées, le temps dépensé sur chaque tâche… permettant d’optimiser chaque processus pour qu’il devienne plus productif.
La simplification de la validation des actions menées
Un système automatisé permet de faire un accompagnement personnalisé de chacun des employés, mais aussi la mise en place d’une procédure claire et simplifiée des actions à effectuer. Par ailleurs, l’outil établira explicitement les rôles de chacun et assurera une gestion optimale de la hiérarchie. En conséquence, le système automatise les processus de validation, pour accélérer la prise de décision. Comme l’automatisation vise à clarifier la communication entre toutes les parties prenantes, elle optimise le temps de traitement dans chaque processus.