Ce que dit la loi sur l’ordre des départs en congé en entreprise
La gestion des congés payés est de l’ordre de la responsabilité de l’entreprise. Il revient à l’entreprise de fixer l’ordre des départs, en veillant à respecter un certain nombre de règles. Celles-ci concernent notamment l’information des salariés et la modification éventuelle des congés prévus.
Aussi, l’ordre des départs en congé constitue une prérogative de l’employeur. Cependant, c’est le salarié qui formule ses souhaits de congé. Au final, c’est l’employeur qui décide des dates et de la durée (art.L3141-15).
La fixation de la période de prise des congés payés des salariés
Avant de savoir l’ordre des congés, l’employeur fixe préalablement la période de prise des congés payés par accord d’entreprise, d’établissement, convention ou accord de branche. A défaut, l’employeur prend la décision directement après avis du CSE (Comité Social et Economique). Ladite période de prise des congés est portée à la connaissance des employés au moins 2 mois avant son ouverture. Pour rappel, la période de prise des congés dans une entreprise doit comprendre obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre.
La détermination de l’ordre des départs en congé
L’ordre des départs en congé est établi selon les mêmes règles que pour la période des congés. Il se fait par un accord d’entreprise ou d’établissement, convention ou accord de branche. A défaut d’accord, il relève de la décision de l’employeur, après avis du CSE. Dans la pratique, la période de prise des congés et l’ordre des départs sont généralement prévus dans le même accord ou la même décision.
Les critères pour déterminer l’ordre des départs
L’employeur doit respecter quelques critères pour déterminer l’ordre des départs en congés (art. L3141-16). Ils se basent, notamment, sur :
– la situation de famille du salarié, en tenant compte des possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un PACS. Le salarié peut aussi avoir dans son domicile un enfant, un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie ;
– l’ancienneté dans l’entreprise ;
– l’activité chez d’autre(s) employeur(s) ;
– les charges familiales de l’employé ;
– les dates des vacances scolaires pour les employés ayant des enfants scolarisés ;
– les dates de droit de garde des enfants pour les employés divorcés ou séparés.
Aussi, pour les salariés mariés ou pacsés travaillant dans une même entreprise, ils ont droit à un congé simultané (art. L. 3141-14). C’est une règle d’ordre public que l’employeur ne peut pas déroger.
L’information des salariés sur l’ordre des départs en congé
L’employeur peut communiquer l’ordre de départ et les dates des congés aux employés par tout moyen. Une telle information doit se faire au moins un mois à l’avance (art.D3141-6). La loi ne précise pas de moyen d’information spécifique. Il peut être un affichage dans les locaux, une note de service, une communication sur l’intranet de l’entreprise… Un tel délai de prévenance est impératif, l’employeur doit toujours le respecter même en cas de circonstances exceptionnelles.
La modification des dates de congés fixées
L’employeur a le pouvoir de changer librement les dates de congés du salarié si cette modification a lieu plus d’un mois avant le départ. Le cas échéant, la modification ne sera possible que dans les conditions ci-après :
– si l’accord d’entreprise, d’établissement, la convention ou l’accord de branche mentionnent un autre délai. A ce sujet, la loi ne prévoit pas de délai minimum (art. L3141-15) ;
– en cas de différentes circonstances exceptionnelles (art. L3141-16).
Les conséquences du défaut d’information
L’employeur qui ne respecte pas l’obligation d’information risque une amende de 1 500 euros par employé concerné (contravention de 5ème classe). Elle peut atteindre 3 000 euros en cas de récidive.
En plus, l’employeur peut être puni à verser des dommages et intérêts à l’employé qui n’aurait pas pu prendre ses congés, à cause du manquement de l’employeur. En effet, l’employeur doit s’assurer que les employés prennent leurs congés. C’est une de ses obligations.
En cas de litige, l’employeur doit être en mesure de prouver qu’il a bien respecté ses obligations d’information, sur la période de prise des congés et l’ordre des départs.