La visioconférence, un outil collaboratif incontournable en entreprise !
Depuis la crise sanitaire du Covid-19, les entreprises cherchent à trouver des solutions optimales pour allier productivité et mobilité. Par ailleurs, le recours à des prestataires à l’étranger et le télétravail ont favorisé l’intégration de solutions de visioconférence en entreprise. La visioconférence, en tant qu’outil collaboratif, s’inscrit naturellement dans cette dynamique. Pratique et économique, la visioconférence conserve un lien de communication entre les différents collaborateurs.
L’ordinateur portable est l’outil le plus employé pour participer à une réunion en visioconférence. Habituellement, il est déjà équipé d’une webcam intégrée, d’un micro, d’un écran ainsi que d’un système de diffusion.
Pour effectuer de la visioconférence sur un téléphone, il faut installer une application. Les plus courantes sont : Google Meet, Skype, Whatsapp, Zoom. Aussi, chaque solution de visioconférence propose une application pour iOS (iPhone) ou pour Android (les autres marques).
Les utilisations de la visioconférence
Plusieurs sont les situations permettant à une entreprise d’utiliser la visioconférence, pour ses collaborateurs :
– un lancement de projet. La visioconférence permet de définir avec l’ensemble d’une équipe tous les éléments du suivi de projet. Outil de communication, elle autorise également la présentation et le partage de documents, de graphiques…
– un brainstorming. La réunion visuelle de tous les membres d’une équipe via la visioconférence améliore la productivité de ce type de réunion créatif ;
– une réunion d’information. Pour un message à transmettre par la Direction, inutile de se déplacer. La visioconférence permet aux participants d’en prendre connaissance, de réagir et de poser des questions en temps réel ;
– un entretien d’embauche. Le candidat sera moins stressé et plus ouvert aux différentes questions sur ses aptitudes et ses aspirations ;
– une formation en interne. Les collaborateurs sur site et en dehors peuvent bénéficier de la même formation, sans avoir besoin de se réunir ensemble dans un local déterminé.
Un outil de visioconférence est simple à utiliser
Un outil de visioconférence permet une utilisation intuitive et accessible à tous les collaborateurs. Généralement, il est muni d’une interface de numérotation simplifiée et il est possible d’ajouter des utilisateurs au réseau pour les inviter à rejoindre la réunion. Par ailleurs, la visioconférence écarte les risques pouvant annuler un rendez-vous (par exemple : un retard, une panne, un accident…).
La visioconférence assure une expérience immersive
La visioconférence propose une expérience de communication agréable et naturelle. Cela est possible à travers la vidéo et l’audio HD. La communication professionnelle s’effectue ainsi sans coupure et permet une collaboration réactive. Il suffit juste de bien s’équiper et de bien se concentrer sur le contenu de la réunion. La visioconférence fera le reste.
Une collaboration boostée
La visioconférence élimine les contraintes géographiques, logistiques et temporelles. Elle est à même de simplifier et de favoriser grandement les échanges entre les collaborateurs. La visioconférence réduit les pertes d’information à répétition entre les collègues. En une seule réunion, le message est bien diffusé de manière transversale et instantanée, auprès d’interlocuteurs multiples.
Un gain de temps
La visioconférence optimise la gestion de temps des collaborateurs. Comme il n’y a plus besoin de se déplacer et de prendre les transports, ils gagnent du temps sur d’autres tâches. Elle apporte aussi un gain de temps en termes d’organisation. Il n’y a plus lieu de vérifier la disponibilité des salles de conférence et de prévoir le lieu de rendez-vous. Comme la visioconférence peut s’effectuer n’importe où, il faut simplement convenir d’un horaire accepté de tous.
La visioconférence réduit l’empreinte écologique
La visioconférence conforte la démarche écologique d’une entreprise. En effet, la limitation des déplacements des collaborateurs d’une entreprise, réduit leur empreinte carbone et l’émission des gaz à effet de serre qui émanent de leurs véhicules. Une telle méthode de travail s’inscrit dans une démarche éco-responsable durable.
Les coûts de déplacement mieux maitrisés
Les déplacements pour participer à une réunion en présentiel sont à la fois chronophages et coûteux pour une entreprise. Coûteux, car les temps de déplacement sont des temps improductifs et les frais engendrés par les déplacements ne sont pas négligeables (billets de train, billets d’avion, nuits d’hôtel, restauration). La visioconférence permet d’économiser.
Un levier d’efficacité professionnelle
Par sa simplicité d’utilisation, la visioconférence permet une plus grande disponibilité des participants. Cela favorise les interactions professionnelles et les prises de décision rapides. Mieux qu’un appel téléphonique, l’appel en vidéo permettra de capter le langage non verbal, d’interpréter les réactions et d’adapter un discours en fonction. Tout cela concourt à une efficacité professionnelle.
Le mot de la fin
La visioconférence professionnelle génère de nombreux bénéfices. Elle conjugue la simplicité, la qualité d’échange et la collaboration.