L’outil collaboratif, pour faciliter le travail en entreprise
Un outil collaboratif a pour but de partager des documents de travail. Des collaborateurs éloignés et dispersés sur plusieurs sites peuvent travailler à distance, sans avoir à se rencontrer physiquement, grâce à un outil collaboratif.
Aussi, il est possible de partager tout type de support numérique, tel qu’un tableur ou un agenda. Les collaborateurs peuvent modifier et ajouter des informations en ligne. Un outil collaboratif permet de travailler ensemble plus efficacement. D’ailleurs, il présente de nombreux avantages.
Une productivité améliorée
Un outil collaboratif permet des échanges en temps réel et à l’apport continu d’idées. Ainsi, les collaborateurs gagnent du temps et en créativité, pour un engagement plus amélioré. Plus motivés, stimulés par le travail de groupe, les salariés deviennent plus efficaces. En d’autres termes, la productivité au travail s’accroît, grâce à aux outils collaboratifs.
Un workflow de validation fluidifié
Un outil collaboratif en entreprise facilite les process de validation. En effet, chaque étape d’approbation se déroule de manière plus rapide et plus fluide. Les données sont centralisées et tout le monde peut y accéder. Les échanges diminuent et la circulation de l’information est fiable. En somme, les outils collaboratifs améliorent la réactivité et accélèrent la prise de décision.
Des équipes plus soudées
Les outils collaboratifs comme les plateformes de visioconférence, dont Zoom, et les applications de messagerie comme Slack assurent une communication en continu entre collaborateurs. Le travail d’équipe s’en trouve valorisé. Ainsi, la cohésion de groupes de travail se fortifie.
Une flexibilité et une mobilité renforcées
Les outils collaboratifs s’adaptent parfaitement aux différents modes de travail flexibles et mobiles. S’appuyant sur les nouvelles technologies et le côté toujours pratique, les outils collaboratifs en ligne peuvent être utilisés sur un smartphone. Ainsi, les salariés qui travaillent sur le terrain ont les mêmes avantages que leurs homologues sédentaires. Ils peuvent utiliser toutes les applications, et ce, via leur appareil mobile. Ils peuvent consulter les dernières informations postées dans un groupe de travail et communiquent en temps réel avec leurs pairs.
Les plateformes collaboratives
Parmi les outils collaboratifs, les plateformes collaboratives figurent en bonne place. Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel, dans lequel se trouvent l’ensemble des outils et des ressources nécessaires, pour mener à bien des projets et des missions en équipe. Elles facilitent la communication et les échanges, pour accélérer l’activité et simplifier la gestion de projet. A titre d’exemples, il y a Microsoft Teams, Slack, Google Workspace…
Les outils collaboratifs de gestion de projet
Les outils collaboratifs de gestion de projet permettent de créer des fils de discussion spécifiques et des listes de tâches. Ils prennent en compte la planification, le suivi et le pilotage, pour assurer un bon management de projet. A titre d’exemples, il y a Trello, Wimi, Azendoo…
Les outils collaboratifs de visioconférence
Les outils collaboratifs de visioconférence permettent d’organiser et d’assister à une réunion à distance en vidéo. Ils facilitent les communications en interne et en externe, avec des distributeurs ou des clients. A titre d’exemples, il y a Skype, Zoom…
Les outils de partage de fichiers
Les outils de partage de fichier centralisent, stockent et partagent les ressources. Ils proposent plusieurs fonctionnalités intéressantes comme la sauvegarde de fichiers en ligne, la possibilité de modification, de poster des commentaires, de partager avec toute personne interne ou externe à l’entreprise. A titre d’exemples, il y a Dropbox, Google Drive, Microsoft 365…
Focus sur quelques outils collaboratifs gratuits et payants
Le marché met à disposition de nombreux outils collaboratifs gratuits, comme payants.
Google Drive
Google Drive stocke, organise et partage tout type de fichier avec toute personne interne et extérieure à l’entreprise. Ainsi, il est possible de travailler à plusieurs sur une présentation, de corriger un texte posté par un collaborateur, de visionner un diaporama…
Dropbox
Concurrent direct de Google Drive, Dropbox est accessible sur desktop et mobile. Cette application propose de sauvegarder et de partager des fichiers de n’importe quelle taille.
Trello
C’est un outil de gestion de projet qui mise sur le visuel et la simplicité d’utilisation. Cette application segmente les projets (faisant l’objet d’un tableau) et les tâches (représentées par une carte). Il faut créer des colonnes et y glisser les cartes.
Evernote
Evernote est un outil collaboratif en ligne. Evernote centralise et partage les idées, qu’elles soient à l’état d’ébauches ou définitives. C’est un carnet de notes virtuel.
Mural
C’est une solution de brainstorming. Chaque utilisateur appose ses idées sur un « mur » visible par tous. Il est possible d’y transférer des fichiers textes, des vidéos et des images.
Slack
Slack facilite les interactions au sein d’une entreprise. Slack permet de créer différents canaux de communication selon les besoins et les projets. Slack intègre une fonctionnalité d’appels audio et vidéo.
Les outils collaboratifs pour les entreprises améliorent la productivité, la créativité, l’engagement et la motivation au travail.