L’importance et les avantages des notes de services dans l’entreprise

Les notes de service sont des documents formels que la plupart des entreprises utilisent pour communiquer. Ils sont envoyés sous format papier, mais peuvent également être transmis par voie électronique. Focus sur les avantages et l’importance des mémos ou notes de service dans l’entreprise.

Peu coûteux à créer

L’un des principaux avantages des mémos est qu’ils sont peu coûteux à créer, même si les employés impriment physiquement le mémo. Cela coûte généralement beaucoup moins cher à l’entreprise que d’interrompre complètement le travail pour tenir une réunion formelle sur le sujet abordé dans la note de service.

Si les gens d’affaires envoient le mémo par courriel, l’entreprise peut également communiquer sans avoir à dépenser de l’encre et du papier. Les notes de service sont toutes aussi formelles que les APE affichages obligatoires. Ces derniers comprennent toutes les informations importantes concernant l’organisation du travail et le droit des travailleurs. Les documents renseignés sur les affichages obligatoires peuvent aussi être diffusés par mail ou « tout moyen ». L’obtention d’un APE se fait facilement en commandant sur le site d’une agence qui commercialise ce type de support.

Transparence de la communication

Les informations contenues dans une note de service sont plus difficiles à contester qu’une communication orale. En effet, ce document est une preuve de ce que l’auteur a dit. En cas de litige, les employés et les gestionnaires peuvent se référer au mémo pour résoudre le conflit. 

Le mémo peut également servir de référence aux employés pour l’avenir, afin de maintenir la clarté des archives. Cela permet de maintenir l’efficacité des opérations.

Importance du mémo en tant qu’enregistrement des opérations

Les mémos d’entreprise montrent ce qui se passait dans une entreprise à un moment précis. Ils montrent qui a participé aux actions de l’entreprise, quels étaient les objectifs et qui les a initiés. 

Il est conseillé de conserver au minimum une copie numérique de chaque mémo produit. L’entreprise dispose ainsi d’un registre des opérations. Ceux-ci sont utiles pour les audits et pour montrer à l’investisseur et autre partie intéressée que l’entreprise progresse vers ses objectifs.

Moins perturbant que les appels téléphoniques

Les hommes et femmes d’affaires sont en mesure de produire et de livrer des mémos de façon discrète. Même lorsque le mémo est physiquement imprimé, les employés peuvent le lire à leur guise. C’est moins perturbant que d’autres moyens de communication comme les appels téléphoniques, la messagerie instantanée ou les réunions.

Moyen de communication rapide et efficace

Transmettre une note de service est souvent facile. Avec les mémos imprimés, il suffit d’une seule personne pour les distribuer à chaque employé ciblé. Il est aussi possible de les déposer dans la boîte de réception des employés. Il ne faut généralement pas plus d’un jour ouvrable pour que le mémo circule d’un service à l’autre. Avec les mémos numériques, les professionnels peuvent envoyer le mémo à des centaines, voire des milliers d’employés en un seul clic, ce qui permet de diffuser le mémo en quelques secondes.