Comment réduire au minimum les activités qui font perdre du temps au travail ?

Une entreprise peut voir son activité prospérés avec la présence de plusieurs employés compétents et performants. Toutefois, la situation inverse peut se produire si votre personnel perd trop de temps et n’est pas efficace. Techniquement, vous payez vos salariés pour leur temps. Ils doivent donc être en mesure d’accomplir certaines tâches dans une période donnée. S’ils ne le font pas, vous gaspillez de l’argent et n’obtenez aucun résultat. Découvrez dans cet article les éléments pouvant absorber le temps de vos employés et les moyens d’y remédier.

Les éléments « absorbeurs de temps » au travail

Il existe plusieurs éléments qui peuvent distraire et retenir l’attention des employés durant leur temps de travail. Les managers performants le savent et mettent en place des moyens pour lutter contre les pires d’entre elles. Voici quelques éléments qui peuvent absorber le temps des employés et tuer leur productivité :

Les réunions mal organisés

Bien souvent, une réunion mal organisé n’est qu’une pure perte de temps. Sans un ordre du jour clair et précis, les discussions ne sont pas productives et la réunion peut s’éterniser. Ainsi, pour préparer une réunion, vous devez définir un ordre du jour, limiter les invités, déterminer la durée par sujet. De cette manière, vous obtiendrez des résultats concrets.

Le mode de communication

Il existe de nombreux moyens plus rapides que l’e-mail pour obtenir ou diffuser des informations. Par exemple, il existe des renseignements importants qui peuvent être soumis à un affichage obligatoire. C’est un moyen efficace pour que tous les employés soient mis au courant d’une information telle que l’APE de la convention collective ou le planning du repos hebdomadaire. Vous pouvez commander un APE affichage obligatoire via des sites spécialisés qui produisent des panneaux homologués.

Les collègues de travail

Bien que vous souhaitiez toujours entretenir de bons rapports avec vos collègues, il y a un temps et un lieu pour les conversations personnelles. C’est pourquoi certaines entreprises offrent à leur personnel la possibilité de déjeuner ensemble ou des happy hours dans la salle de repos. Vous pouvez également prendre l’initiative de créer des canaux de discussion thématiques et encouragez d’autres activités permettant de se connecter en dehors du temps de travail.

Comment éviter les pertes de temps au travail ?

Si vous voulez éviter ce problème et garder la productivité de l’entreprise, voici quelques moyens de minimiser les pertes de temps des employés au travail.

Donner l’exemple

L’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour réduire les pertes de temps des employés au travail est de donner l’exemple. Démontrez à votre personnel que vous êtes efficace malgré les distractions et les tâches multiples. En tant que chef d’entreprise, vous donnez le ton à toute l’équipe. Vous déterminez le déroulement du travail et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Il est donc important que vous travaillez aussi efficacement que possible avant de commencer à diriger une équipe. Fixez une heure précise de début et de fin pour vos tâches quotidiennes. Faites aussi en sorte d’éliminer les distractions en bloquant les sites de médias sociaux par exemple. 

Fixer des attentes et établir un calendrier

Faites savoir aux membres de votre équipe ce que vous attendez d’eux dès le début et aidez-les à établir un calendrier. Si vous gérez une équipe à distance, cela peut être difficile s’ils ont l’intention de fixer leur propre calendrier.

Cependant, vous pouvez fixer des dates limites pour certaines tâches afin d’aider tout le monde à rester sur la bonne voie. Dispensez une formation approfondie pour que les employés sachent comment accomplir les tâches de manière efficace et fixez des attentes quant au temps que vous pensez qu’il leur faut pour accomplir la tâche.