Comment archiver les documents efficacement ?
L’archivage de vos documents peut être une tâche difficile. De plus, c’est une étape importante qui permet d’éviter l’accumulation vos papiers de s’accumuler rapidement. Que ce soit pour une grande ou une petite entreprise, il est essentiel de savoir archiver ses documents de manière efficace. Voici quelques astuces qui pourront vous aider.
La vérification
Avant de commencer à mettre vos documents en boîte, vous devez les classer :
- ceux que vous devez conserver,
- ceux qui peuvent être numérisés
- ceux qui doivent être jetés.
Cela vous permettra d’économiser un espace de stockage précieux. Avant de jeter un dossier dans la corbeille, tenez compte des périodes de conservation minimales conseillées par type de document.
La numérisation
Vous souhaitez peut-être conserver certains documents, il est préférable de les numériser. Vous libérer ainsi un espace pour des dossiers plus importants et encore utiles. Vous pouvez donc y avoir accès quand vous en avez besoin. Pour faciliter la numérisation de plusieurs documents, vous pouvez faire appel à un fournisseur de services de stockage de fichiers qui peut effectuer ce service pour vous.
Le classement
Vous devez également étiqueter vos dossiers et vos boîtes. Si vous souhaitez gérer vos dossiers, vous devez créer une base de données de dossiers et chaque dossier qui va dans chaque boîte doit avoir un numéro unique (une référence). Chaque boîte doit avoir un numéro différent et la base de données vous indiquera dans quelle boîte se trouve un fichier particulier.
La localisation
Vous devez conserver vos dossiers dans un endroit pratique, à proximité de votre bureau, afin de pouvoir les récupérer rapidement en cas de besoin. Lorsque vous démarrez en tant que petite entreprise, une salle de stockage sur site est souvent adaptée à vos besoins initiaux. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos documents se développent également. Veillez à ce que l’endroit où vous choisissez de stocker vos archives soit facilement accessible. Par ailleurs, si vous externalisez vos solutions d’archivage de documents, assurez-vous que vous pouvez consulter les détails de vos dossiers sur une plateforme en ligne.
En conclusion, quelle que soit la taille de votre entreprise, l’archivage est fondamental. Une fois cette tâche terminée, vous devez afficher les modalités d’accès aux archives. Ainsi, tous les employés pourront les consulter au besoin. Vous pouvez par exemple mettre en évidence un avis ou une note de service avec les autres informations obligatoires dans l’entreprise. En effet, tout employeur doit mettre en place des APE affichages obligatoires dans ses locaux. Ces panneaux comportent :
- les informations sur l’organisation du travail (APE des horaires de travail ou le planning des congés et repos hebdomadaire) ;
- les informations utiles pour lutter contre les faits ou actes à l’encontre des droits et conditions de travail (les coordonnées de l’inspection du travail ou le service d’accueil contre les discriminations) ;
- les informations en matière de sécurité (avertissement de zone de danger, affichage obligatoire des consignes en cas d’incendie, etc.) ;
- les informations concernant la santé des travailleurs (interdiction de fumer/vapoter, les coordonnées du médecin de travail, les numéros d’appel des services de secours d’urgence).