La technologie dont vous avez besoin pour des réunions productives

Sans les progrès de la technologie, les réunions ne seraient rien d’autre que la lecture d’un mémo en personne. Aujourd’hui, les réunions productives n’utilisent pas seulement la technologie pour faciliter le travail, elles en dépendent. Le point.

L’importance de la technologie dans les réunions en entreprise

 Les panneaux acoustiques constituent peut-être l’avancée la plus avantageuse de la technologie des salles de conférence. Ces éléments permettent de contrôler le son dans une grande salle de conférence. Après la question de l’acoustique, une bonne planification des besoins audiovisuels de chaque salle de conférence vous permettra de gagner du temps et de l’argent. Les petites salles de réunion destinées aux conversations personnelles n’ont n’en peut-être pas besoin, mais les pièces de de grande ou de moyenne surface auront probablement besoin de certaines capacités visuelles. Pour créer un événement marquant dans vos plus grandes salles de conférence, envisagez des systèmes entièrement intégrés comme Zoom par exemple.

 En outre, l’intégration d’une technologie peut aider chaque employé à réserver des salles d’un simple clic, ou au moins à trouver une autre heure d’ouverture. Certaines solutions permettent même d’avoir le matériel et le logiciel dont votre équipe a besoin pour programmer des réunions. La technologie permet également d’être plus productif.

Comment rendre les réunions de travail productives avec la technologie ?

Voici trois façons de rendre vos réunions plus productives grâce à la technologie :

Introduire des messageries instantanées pour réduire le nombre de questions sur un sujet

Les entreprises sont parfois réticentes à introduire des logiciels de messagerie instantanée sur leur lieu de travail. Elles craignent qu’ils ne deviennent une source de distraction pour les employés, qui utiliseront l’outil pour discuter de tout sauf du travail. À l’inverse, s’ils sont utilisés correctement, ces outils ne devraient pas nuire à la productivité. Au contraire, elles peuvent rendre vos équipes plus productives, car ils réduisent le nombre de réunions nécessaires, ainsi que le temps passé en réunion.

Utiliser les canaux en ligne pour partager des informations importantes

L’une des fonctions principales de nombreuses réunions est de transmettre des informations importantes à un groupe de personnes. Traditionnellement, cela signifie que quelqu’un se tient à l’avant d’une salle et dicte à tous les participants. Ces réunions ont tendance à être loin d’être productives, car après quelques minutes seulement, les participants se déconnectent et cessent d’être attentifs. Ce qui entraîne une perte de temps et l’absence totale du message voulu.

Utiliser votre smartphone/tablette pour interagir avec les réunions à distance

La plupart des logiciels adoptés pendant la pandémie de COVID-19 peuvent facilement être utilisés sur de petits appareils personnels tels que les téléphones portables et les tablettes. Il ne faut pas l’oublier alors que nous sortons de cette pandémie et que les réunions en face à face redeviennent plus régulières. Cet accès aux réunions, tout en étant mobile, peut garantir que les réunions restent productives même lorsque les gens sont en déplacement et hors du bureau. D’autant plus que les réunions annulées sont l’une des principales frustrations de la plupart des employés.