Comment gérer au mieux les demandes de congé durant les périodes de vacance ?

L’une des tâches les plus délicates pour les dirigeants de petites entreprises est de savoir comment gérer les demandes de congés durant la période des vacances scolaires. Jongler avec toutes les demandes différentes ainsi que l’organisation des absences au cours de l’année peut être chaotique. Même avec les meilleurs logiciels de gestions, il est toujours nécessaire d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise pendant l’absence de certains employés. À ce titre, nous vous dévoilons les meilleures façons de  gérer les demandes de congés et les absences des employés.

Avoir une politique claire 

Il est essentiel pour votre entreprise d’avoir une politique claire pour la demande de congé pour les employés. Vous pouvez facilement diffuser cette information via l’APE du règlement intérieur. En veillant à mettre en place une politique équitable, transparente et bien comprise dès le départ, vous simplifierez la gestion des demandes de congé. En effet, vous pouvez instaurer des règles évidentes, comme le fait de prévenir au moins 2 jours à l’avance par exemple pour les employés travaillant une semaine standard de 5 jours. La mise en place d’un affichage obligatoire de l’organisation des jours de repos hebdomadaires est aussi recommandée pour optimiser la gestion des absences. Ces APE affichages obligatoires sont un devoir que l’employeur doit remplir pour rester dans les normes des entreprises en France.

Vous devez également disposer de directives internes sur la manière dont les congés doivent être gérés. Il est normal de spécifier une période de préavis minimale que les employés doivent respecter. Plus ce délai est long, plus vous aurez de temps pour planifier la couverture. Quel que soit le préavis que vous décidez de demander, encouragez les employés à soumettre leurs demandes plus tôt dans l’année ou le mois en cours. Cela vous permettra d’appliquer le principe du « premier arrivé, premier servi » lors de l’examen des demandes.

Évaluer les besoins au niveau de votre personnel

Si votre entreprise connaît certaines périodes de forte activité et que vous devez maintenir un effectif complet. Vous pouvez appliquer une politique d’interdiction de prendre des congés à des dates définies. Comme pour toutes les restrictions en matière de congés, veillez à en informer les employés avant qu’ils ne commencent à réserver leurs vacances !

Pour d’autres périodes, vous pouvez gérer un certain nombre d’absences et continuer à fonctionner normalement. Déterminez combien d’employés peuvent être en vacances en même temps sans entraîner une réduction significative de votre productivité. Fixez un plafond au nombre de vacances que vous pouvez gérer en même temps.

Fixer à l’avance pour les employés à haute responsabilité

Les absences des cadres sont souvent les plus difficiles à gérer pour les petites entreprises, car elles nécessitent des remplacements de haut niveau en raison des grandes responsabilités de leurs postes. Dans cette optique, en tant que dirigeant, veillez à ce que vos managers et autres responsables fixent vos propres vacances bien à l’avance. Cela vous permettra d’évaluer les chaînes de commandement et de déterminer qui peut remplacer vos cadres. Votre entreprise pourra ainsi rester productive et performante.