Comment organiser une réunion productive ?

Avez-vous déjà organisé une réunion qui s’est éternisé et qu’au final rien n’a été utile pour le développement d’un projet ? Oui certaines réunions réalisées dans l’entreprise peuvent s’avérer être de simples pertes de temps pour votre équipe. Pour vous aider à organiser des rassemblements efficace et productif, vous devez faire le nécessaire avant d’entrer dans la salle de réunion. Comment organiser des réunions plus productives ? Nos conseils.

Énoncer l’objectif de la réunion

Il est important que chaque participant connaisse la raison pour laquelle il a été invité  à votre réunion. Prenez le temps de réfléchir au type de réunion vous permettant de mieux atteindre l’objectif principal du projet. Il est primordial que l’objectif de la réunion soit clair. Ce n’est qu’une fois que votre objectif est établi que vous pourrez planifier et organiser une réunion efficace, productive et réussie. Il peut s’agir d’une mise au point sur une situation, d’une prise de décision importante, d’un renforcement de l’équipe ou d’un partage d’idées.

Inviter les bonnes personnes 

Dans certains cas, vous avez la liberté d’inviter un nombre important de personnes à la réunion. Il s’agit des brainstormings ou des renforcements de l’esprit d’équipe. Toutefois, pour une réunion où la résolution d’un problème est l’objectif principal, un groupe plus restreint est conseillé. Veillez donc à déterminer qui doit être invité à la réunion. En effet, pour qu’elle soit efficace, les participants doivent être ceux qui sont en mesure de fournir des informations pertinentes. Les invités doivent également être en mesure de prendre des décisions. Ainsi, vous pouvez utiliser l’objectif de votre réunion comme ligne directrice pour déterminer qui doit être présent.

Utiliser la salle de réunion convenablement

Il arrive souvent que vous ayez besoin d’un vidéoprojecteur pour votre présentation. Vous aurez certainement aussi besoin de l’accès au serveur de l’entreprise et à Internet. Tous ces besoins techniques peuvent nuire à l’efficacité de votre réunion en cas de soucis. C’est pourquoi il est important que les instructions sur l’utilisation du matériel soient affichées et mises en évidence dans la salle.

Pour les réunions ayant un grand nombre d’invités, il est important de signaler l’interdiction de fumer et de vapoter via un APE. C’est un affichage obligatoire que l’employeur doit mettre en évidence dans toutes les pièces à usage commun de l’entreprise. Pour obtenir facilement votre panneau, vous pouvez commander sur APE Pappo.

Commencer la réunion à l’heure

Organiser une réunion à laquelle tout le monde peut assister est déjà un énorme défi. En effet, les participants ont certainement des emplois du temps chargés. Toutefois, s’ils ont tous accepté votre invitation, partez du principe qu’ils seront là à l’heure et prêts à participer. C’est pourquoi il est important de toujours commencer la réunion à l’heure. En général, il est souvent utile de réserver plus de temps que vous ne le pensez pour votre réunion. Ainsi, inscrivez au planning du tableau des réunions une marge de manœuvre correspondant au temps où vous aurez à répondre aux questions ou aux commentaires. De toutes les manières, il est peu probable que quelqu’un se plaigne de la fin prématurée de la réunion.