Comment améliorer et faciliter l’utilisation de la salle de conférence ?
Que vous soyez une grande entreprise locale ou une petite startup, la conférence Web est une nécessité de nos jours. Elle permet d’effectuer des réunions dans un environnement approprié et une salle équipée. Vous avez besoin des technologies de salle de conférence pour diverses activités de collaboration. Vous pourrez ainsi y réaliser les réunions en ligne, les webinaires, les webcasts, etc. Voici comment améliorer l’expérience des utilisateurs de votre salle de conférence.
Choisir le bon équipement
Les technologies de collaboration en temps réel et les solutions de réunion virtuelle sont devenues une nécessité pour les entreprises modernes. Si votre travail implique des présentations, des formations ou du travail à distance, vous ne pouvez pas fonctionner sans une certaine forme de technologie dans votre salle de conférence. Ces dernières concernent les solutions intégrant la voix, la vidéo, la messagerie et le partage de contenu.
Outre la collaboration et la communication internes, ces technologies de salle de conférence sont également devenues une partie intégrante du marketing et des ventes. Il existe une grande variété d’options disponibles comme Zoom par exemple. Certaines technologies ciblent une niche spécifique, comme les classes virtuelles et les webinaires. Alors que d’autres offrent des solutions générales qui fonctionnent dans de nombreux cas différents.
Avant de faire votre choix, il est important prendre le temps à la recherche et à l’investissement dans une technologie de salle de conférence adaptée aux besoins de votre entreprise. La solution sélectionnée doit être robuste et permettre une interaction virtuelle riche. Elle combine de manière transparente le partage d’écran, la vidéo et l’audio. Si votre entreprise dispose de plusieurs salles de conférence/réunion, alors il serait judicieux d’avoir des équipements différents dans chaque salle.
Standardiser la technologie et l’équipement des salles de conférence
Souvent, l’équipement de la salle de conférence est assemblé de manière fragmentaire : la caméra, les microphones, les haut-parleurs, la télécommande, etc. sont achetés séparément pour créer une configuration de vidéoconférence personnalisée.
Le fait d’avoir une configuration standardisée pour toutes les salles de conférence peut également être pratique. Par exemple, il peut arriver qu’une de votre kit se déplace d’une salle à l’autre. Cela peut être pratique lorsque vous avez une réunion importante et que vous ne trouvez pas le bon connecteur pour votre ordinateur portable. Toutefois, pour éviter les soucis,vous devez avoir une politique claire sur la question de savoir si l’un de vos équipements de conférence peut quitter la salle ou non.
Afficher les politiques d’utilisation de l’équipement et de la salle de conférence
Pour que les utilisateurs de la salle de conférence puissent avoir une bonne expérience, certaines informations doivent être communiquées. En effet, les politiques et les modes d’utilisation doivent être affichés dans la pièce. Ces instructions sont mises en évidence pour que tout le monde puisse les connaître.
Aussi, les APE doivent également être affichés dans la salle. En effet, certaines informations obligatoires en entreprise doivent être installées comme l’APE affichage obligatoire d’interdiction de fumer et de vapoter. Ces supports peuvent facilement être obtenus via des agences spécialisées comme APE Pappo. N’hésitez pas à visiter son site pour plus d’informations sur le sujet.